Cuando Phay Lee, gerenta sénior de Sistemas de Calidad, llegó a TG Therapeutics Inc., ya tenía amplia experiencia con el software de sistemas de gestión de calidad (quality management system, QMS) on-premises. Sin embargo, para satisfacer las demandas de la fuerza laboral virtual de la empresa, Lee necesitaba un producto que tuviera la funcionalidad intuitiva para permitir el acceso simultáneo de varios usuarios y la capacidad de minimizar el tiempo de inactividad.

Una solución en la nube era la respuesta obvia. Pero entre la valiosa propiedad intelectual (intellectual property, IP) y la información de identificación personal (personally identifiable information, PII) altamente sensible de los pacientes, TG Therapeutics también necesitaba tener la certeza de que un QMS en la nube podría proporcionar la seguridad sólida de las soluciones empresariales tradicionales on-premises.

En 2018, TG Therapeutics comenzó a buscar un nuevo QMS. Pero primero, Lee tuvo que abordar las dudas constantes de las partes interesadas en torno a la seguridad.

“Hubo cierta aprensión en torno a los posibles riesgos de seguridad”, explica Lee. “Teníamos reparos sobre los problemas de seguridad y las copias de seguridad periódicas, además de la forma en que fomentaríamos la adopción generalizada por parte del personal que estaba acostumbrado al software on-premises”.

Durante mucho tiempo, Lee fue partidaria de TrackWise QMS de Sparta Systems, ya que había utilizado la solución empresarial en trabajos anteriores. Después de muchas investigaciones y recomendaciones, el equipo de Lee se decidió por TrackWise Digital, que no solo está basado en la herencia de la oferta on-premises, sino que también brinda nuevos beneficios en forma de una solución en la nube sólida y digitalmente madura.

Los controles de seguridad de TrackWise Digital incluyen el uso de un marco del Escudo de la Privacidad. Además, este QMS digital preparado para el Reglamento General de Protección de Datos (General Data Protection Regulation, GDPR) ha obtenido las certificaciones SOC 2 e ISO 9001:2015. Gracias al enfoque de Sparta de Privacidad desde el Diseño, TrackWise Digital cumple con la Parte 11 del Título 21 del Código de Normativa Federal (Code of Federal Regulations, CFR) y todas las normas asociadas a la integridad y la seguridad de datos.

El software en la nube seguro de TrackWise Digital proporciona un sistema de autoservicio que ha logrado que TG Therapeutics reduzca drásticamente su dependencia del soporte de TI externo y de la costosa externalización de consultores de TI. Con equipos virtuales que dependen de servidores en la nube en lugar de servidores físicos, TG Therapeutics también reduce el riesgo de que las salas de servidores se vean afectadas. 

El QMS empresarial en la nube también ha ayudado a TG Therapeutics a mejorar la continuidad del negocio.

“Con TrackWise Digital, no es necesario que los administradores deshabiliten el sistema para realizar configuraciones o tareas administrativas del sistema, lo cual es una gran ventaja”, afirma Lee. “En los dos años que TG ha utilizado TrackWise Digital, aún no hemos cerrado el sistema para ningún usuario”.

El sistema de autoservicio ha proporcionado un aumento significativo de la productividad, lo que ayuda a reducir el tiempo de inactividad y los costes. El equipo de Lee puede acceder a servidores remotos sin la necesidad de un costoso soporte de TI externo.

Lee también menciona que TG Therapeutics experimentó un aumento en la eficiencia casi de inmediato. “Como empresa virtual minimalista que depende de la nube, TrackWise Digital nos ayuda a ser mucho más ágiles y rápidos, para que podamos gestionar la empresa de mejor manera. Notamos que los procesos se optimizaban aún más y que al personal que trabajaba en forma remota en múltiples ubicaciones le resultaba más fácil acceder al QMS en la nube”, indica Lee.

TrackWise Digital también optimizó el proceso de control de cambios de la compañía que previamente se realizaba en papel. Ahora, se obtienen rápidamente las firmas digitales, se logran informes en tiempo real y se eliminaron muchas tareas manuales que consumían mucho tiempo.

Lo mejor de todo es que TrackWise Digital demostró ser una herramienta segura y confiable que fomenta la adopción generalizada por parte de los usuarios de la empresa que antes se mostraban reacios. “Incluso hemos descubierto que otros equipos fuera del departamento de Garantía de Calidad utilizan TrackWise Digital”, menciona Lee. “Existe un mayor uso y una colaboración más amplia en varios equipos”.